Bagian 1 dari 2 tulisan
Nurharyanto – LPFA
Pendahuluan
Untuk memahami sesuatu apa yang harus kita kerjakan dan kenapa harus kita kerjakan, akan sangat membantu jika kita juga melihat persoalan tersebut dari sisi; apa yang tidak kita kerjakan dan kenapa kita tidak harus mengerjakannya.
Pada sebuah workshop mengenai peran dan kontribusi internal audit terhadap pencapaian tujuan organisasi telah dibahas sebuah tema diskusi yang menarik bagi para internal auditor yaitu; ”50 Praktik-praktik buruk yang menghambat berkembangnya kepercayaan pengguna terhadap Peran Internal Audit”. Diuraikan tersendiri pada Bagian 2 dari 2 tulisan ini.
Oleh seluruh peserta workshop, ke-50 praktik-praktik buruk tersebut dikupas secara komprehensif, santai dan dalam suasana yang segar. Pembahasan mengupas dan mendiskusikan permasalahan mengapa praktik-praktik yang dijalankan oleh internal audit tersebut dikatakan buruk, dan mengapa praktik demikian harus dihindari atau bahkan dihilangkan sama sekali oleh internal audit. Meskipun adanya praktik-praktik buruk tersebut tidak dibantah atau diakui secara langsung oleh para peserta workshop, namun umumnya peserta menyepakati bahwa kondisi tersebut harus dijadikan sebagai bahan masukan untuk mendukung perbaikan organisasi profesi internal audit.
Internal Audit – Menjalankan Sebuah Mandat yang Kaku dan Sulit Berkembang, Mitos atau Fakta ??
Pada saat terdapat keinginan yang kuat untuk meyakinkan dan menjelaskan arti penting peran internal audit, ternyata hasil yang diharapkan umumnya tidak bisa optimal, dan cenderung tidak dipercaya oleh para manajemen dan auditee. Hal ini terjadi karena banyaknya potensi kesalahan yang selama ini sudah dianggap sebagai praktik-praktik yang lazim dan wajar yang selalu dikerjakan dan diulang-ulang oleh auditor internal.
Persoalan mendasar lainnya dari sisi auditor internal sendiri- hampir sebagian besar diantara mereka menganggap bahwa tidak ada manfaatnya untuk meyakinkan dan menjelaskan perannya kepada manajemen maupun auditee, karena apa yang dijalankan selama ini adalah sebuah mandat yang didukung dengan aturan dan pedoman yang jelas. Sehingga keberadaan tugas dan peran yang mereka jalankan merupakan sebuah konsekuensi logis implementasi sebuah perintah, tidak dapat diganggu gugat lagi dan kita harus menerima dengan segala konsekuensinya.
Seperti kita ketahui bahwa perkembangan dunia bisnis saat ini telah menuntut perubahan peran yang dijalankan oleh internal audit dari peran watchdog menjadi peran asurans dan konsultasi untuk memberi nilai tambah organisasi dalam mencapai tujuannya.
Internal audit harus menjadi bagian unit bisnis yang kompetitif dan mampu menjawab tantangan perubahan secara cepat seiring dengan perubahan teknologi. Internal audit harus menjalankan peran sebagai pihak yang memberikan jaminan (assurance) dan dapat menjadi konsultan terhadap implementasi manajemen risiko. Mereka harus memiliki keahlian khusus dalam mendukung proses pengembangan organisasi dalam menghadapi risiko operasional, risiko bisnis dan risiko (kerentanan) terhadap fraud. Internal auditor harus menjadi bagian/unit organisasi yang dapat memberi nilai tambah (value added) bagi organisasi, entitas/korporasi secara keseluruhan. Oleh karena itu peran dan fungsi internal audit dituntut untuk mampu meyakinkan dalam menguji implementasi pelaksanaan tugas pokok, peran dan fungsi yang mereka berikan kepada pihak-pihak yang seharusnya memiliki kepentingan akan keberadaan internal audit.
Sudah barang tentu ini bukan pekerjaan yang mudah dan ringan, kita harus berhadapan dengan pihak-pihak yang skeptis – termasuk orang-orang dan anggota dari unit internal audit sendiri – bahkan diantara mereka ada yang beranggapan bahwa peran internal audit sama sekali tidak akan mampu memberi nilai tambah yang diharapkan, keberadaan unit ini tidak dapat beranjak jauh dari peran “watchdog”, jadi untuk apalagi dijelaskan dan diyakinkan? Buang-buang waktu tenaga dan pikiran.
Ketika kita berbicara tentang perlunya menjelaskan peran internal audit, kita sedang membahas bagaimana mengedukasi para pihak yang berkepentingan tentang “nilai tambah” yang dapat kita berikan, contoh konkrit apa yang telah kita kerjakan dan bermanfaat bagi organisasi, entitas/korporasi. Dengan demikian kita akan mampu mempersuasi, meyakinkan dan mendorong mereka bahwa kehadiran internal audit sangat membantu dalam mencapai tujuan pencapaian indikator kinerjanya.
Kenapa Internal Audit Harus Selalu Bicara dan Memahami Bisnis Proses??
Tema umum dalam dunia bisnis saat ini adalah “doing more with less”. Internal audit dapat melakukan hal tersebut dengan beberapa cara, misalnya membantu pengembangan pengendalian intern yang diperlukan, mengurangi atau mengeliminasi pengendalian terhadap risiko kecurangan (fraud), dan mampu menerima batasan toleransi risiko ketika risiko-risiko yang terjadi dalam skala kecil atau manajemen telah menetapkan bahwa biaya pengendalian sudah lebih mahal dibanding manfat yang diperoleh. Sehingga sudut pandang internal audit akan sama dengan manajemen dalam menilai efisiensi, efektivitas operasi. Hal inilah yang
harusnya ditekankan kepada pihak auditee, dan umumnya unit internal audit tidak mampu menjabarkan persoalan ini dengan baik, karena orientasi terhadap sebuah temuan masih lekat dalam pengukuran kinerja intern mereka.
Oleh karena itu, untuk mampu menjelaskan dan meyakinkan peran internal audit, unit internal audit harus benar-benar memahami tugas pokok, fungsi dan bisnis proses auditee-nya dengan baik – apa yang dikerjakan oleh organisasi, risiko-risiko signifikan dan risiko potensial yang dihadapinya, rencana bisnis dan bagaimana cara mereka mampu memitigasi risiko yang dihadapinya.
Unit internal audit juga harus memahami kebutuhan utama yang dikehendaki oleh para pihak yang berkepentingan dalam entitas/organisasi. Apakah mereka telah melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan? (compliance), sudah mengikuti SOP yang ditetapkan? Oleh karena itu internal audit harus mampu menjabarkan daftar potensi risiko secara rinci dengan menggunakan perspektif manajemen risiko yang komprehensif dan terintegrasi.
Memahami rencana bisnis, tujuan dan sasaran yang hendak dicapai Auditee
Internal audit harus mampu menjabarkan bagaimana menjawab kebutuhan tersebut. Misalnya, dengan cara memberikan informasi hasil pengujian, memvalidasi dan memberikan jaminan (assurance) atas hasil pekerjaan, atau bekerjasama dalam pengembangan project, meng-advice dan konsultansi atas issue-issue pengendalian, membantu membangun pengendalian pada tempat-tempat yang mengandung risiko, kerjasama audit dan lainnya. Membangun kerjasama dengan internal audit tanpa memahami pengetahuan dan kemampuan yang dapat dijalankannya akan berdampak pada kesalahan yang fatal, hasil kerjanya tidak akan sesuai dengan harapan, sehingga akan mempengaruhi kredibilitas unit internal audit sendiri.
Meyakinkan Manajemen sebagai Auditee
Kesalahan besar selama ini adalah auditee dan manajemen selalu pada posisi bahwa internal audit tidak memiliki kapabilitas untuk membantu menyelesaikan persoalan-persoalan yang mereka hadapi. Oleh karena itu tugas untuk meyakinkan mereka, dapat dilakukan dengan memulai dari suatu jenis pekerjaan yang manfaat atau nilai tambahnya mereka rasakan dalam jangka pendek dan bersifat segera/urgent. Jika ini terjadi dan dapat dilaksanakan dengan baik oleh internal audit maka kredibilitas dan image positif sudah terbentuk, selanjutnya internal audit dapat menawarkan penugasan yang lebih rumit dan hasilnya dapat dirasakan dalam jangka waktu yang relative lebih panjang.
Dalam menjalankan penugasan, kita harus menjamin kualitas hasil kerja dan mencari peluang lainnya. Dengan demikian secara tidak langsung kita sudah memberitahukan prestasi kerja dan apa yang sudah selesai dikerjakan.
Berikan contoh hasil kerja yang sangat konkrit. Tunjukkan manfaat yang secara riil dirasakan oleh entitas, pengendalian yang diperbaiki, risiko-risiko signifikan telah diberi cara untuk memitigasi, sehingga risiko residualnya berada dalam batas toleransi. Kita tidak harus melihat besar kecilnya organisasi internal audit – ukuran organisasi tidak menjadi masalah.
Budaya organisasi, hubungan dengan pemangku kepentingan utama, dan faktor-faktor lainya yang dihadapi oleh internal audit dan organisasi akan berjalan secara bersamaan seiring dengan pemahaman mereka terhadap pentingnya fungsi internal audit.
Menghadapi Tantangan
Tantangan terberat yang harus segera diatasi dan diselesaikan oleh unit internal audit selama ini dapat didiskripsikan dalam dua kata yaitu: diacuhkan pengguna (auditee).
Meskipun jelas bahwa kita diacuhkan oleh auditee, masih ada sekelompok orang di unit internal audit yang masih belum percaya bahwa hal tersebut merupakan tugas kita untuk menjelaskan dan meyakinkan. Mereka tidak percaya bahwa kredibilitas organisasi internal audit perlu dan harus dikembalikan.
Pihak eksternal (auditee) selama ini sudah memiliki pandangan yang negative, apa mungkin internal audit akan mampu memberikan kontribusi yang kemampuan (kapabilitasnya) dalam tugas konsultansi yang sama sekali belum teruji?. Sudut pandang ini sebenarnya salah, tapi tidak bisa diabaikan begitu saja. Oleh karena itu kenapa kita harus terus menjelaskan dan meyakinkan secara internal – agar seluruh orang yang ada di unit internal audit mau berubah – dan secara eksternal para pemilik kepentingan dalam entitas dapat memahami bahwa kita mampu membantu mereka mengatasi persoalan yang akan memberi nilai tambah. Semoga!
Sumber:
Adopsi dan Adaptasi dari The Worst Practices for Marketing and Selling Internal Audit – MIS Training Institute (2013) – Joel Kramer.
